Orchesta RFQ | Obsługa zapytań i ofertowanie 24/7
Zapytania klientów zamieniane w gotowe oferty 24/7.
Orchesta RFQ odpowiada na nowe zapytania w mniej niż 5 minut, prowadzi rozmowę z klientem, zbiera brakujące informacje i przygotowuje ofertę według zasad Twojej firmy. Handlowiec dostaje gotowy materiał do sprawdzenia i zatwierdzenia.
Twoje cennikiTwoje zasadyTwoja decyzja przed wysłaniem oferty
W 30 minut sprawdzimy, ile czasu pochłania dziś przygotowanie ofert, które etapy może przejąć Orchesta i czy wdrożenie ma u Ciebie ekonomiczny sens.
Co dzieje się po wysłaniu zapytania
Klient nie wie, że handlowiec jest zajęty. Widzi tylko, kto odpowiedział pierwszy.
Klient wysyła zapytanie. Często nie tylko do Ciebie.
W tej samej chwili Twój handlowiec może być na spotkaniu, prowadzić rozmowę z innym klientem albo przygotowywać inną ofertę.
Skrzynka czeka. Klient niekoniecznie.
Klient, który nie dostał odpowiedzi od Ciebie, nie przestaje szukać. Zaczyna rozmawiać z kimś innym.
Marketing wykonał swoją pracę.
Klient wszedł na stronę, wysłał formularz albo napisał maila.
Teraz znaczenie ma to, co wydarzy się po wysłaniu zapytania.
Szybkość reakcji
Więcej reklam nie naprawi wolnej obsługi obecnych zapytań.
Najpierw wykorzystaj lepiej leady, które już trafiają do firmy. Orchesta rozpoczyna obsługę nowego zapytania w mniej niż 5 minut.
5 minczas odpowiedzi
Ten sam lead. Ta sama reklama. Inny czas reakcji.
Szybka odpowiedź zwiększa szansę, że rozmowa zacznie się wtedy, gdy klient aktywnie szuka rozwiązania.
21 razy większa szansa kwalifikacji leada
W badaniu Lead Response Management Study kontakt z leadem w ciągu 5 minut dawał 21 razy większą szansę kwalifikacji niż kontakt po 30 minutach.
Źródło: Lead Response Management Study, InsideSales.comJak działa Orchesta RFQ
Zapytanie trafia do Orchesty. Do handlowca trafia gotowa sprawa.
Orchesta przejmuje powtarzalną część procesu między pierwszą wiadomością klienta a przygotowaniem materiału dla handlowca. System prowadzi klienta przez kolejne kroki i włącza człowieka wtedy, gdy potrzebna jest jego decyzja.
Czyta zapytanie
Rozpoznaje realną szansę sprzedażową i sprawdza kontekst wiadomości.
Sprawdza, czego brakuje
Ustala, jakie dane są potrzebne, żeby poprawnie przygotować ofertę.
Rozmawia z klientem
Zadaje brakujące pytania i zbiera informacje potrzebne do dalszego procesu.
Korzysta z zasad firmy
Pracuje na zatwierdzonych cennikach, zakresach usług i logice ofertowania.
Przygotowuje ofertę
Składa dane w materiał zgodny z ustalonym sposobem ofertowania.
Tworzy PDF i wiadomość
Przygotowuje dokument oraz treść maila gotową do sprawdzenia.
Przekazuje gotową sprawę
Handlowiec sprawdza materiał, podejmuje decyzję i zatwierdza wysyłkę.
Przed i po
Dzisiaj handlowiec robi wszystko. Po wdrożeniu podejmuje decyzję.
Orchesta nie zabiera handlowcowi odpowiedzialności biznesowej. Zabiera powtarzalne kroki, które dziś wypełniają jego dzień.
Każde zapytanie zaczyna się od kolejnej listy zadań.
- Czyta wiadomość
- Sprawdza, czego brakuje
- Odpowiada klientowi
- Wraca do sprawy po odpowiedzi
- Szuka właściwych danych
- Sprawdza cennik
- Przygotowuje ofertę
- Tworzy PDF
- Pisze wiadomość
System prowadzi proces. Handlowiec wchodzi tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
- Orchesta czyta zapytanie
- Orchesta zbiera brakujące informacje
- Orchesta prowadzi rozmowę
- Orchesta korzysta z zatwierdzonych zasad
- Orchesta przygotowuje ofertę
- Orchesta tworzy PDF
- Orchesta przygotowuje wiadomość
- Handlowiec sprawdza materiał
- Handlowiec podejmuje decyzję
22:47Niedziela
Zapytania nie patrzą na godziny pracy
22:47 w niedzielę to dla Orchesty normalna godzina pracy.
Klient wysyła zapytanie. Orchesta je czyta, sprawdza czego potrzebuje i odpowiada. Rozmowa zaczyna się jeszcze tego samego wieczoru.
Twój handlowiec nie musi siedzieć przy skrzynce 24/7, żeby firma reagowała na zapytania 24/7.
Poniedziałek 10:15ten sam standard reakcji
Piątek 18:32ten sam standard reakcji
Niedziela 22:47ten sam standard reakcji
Czas handlowca
Nie zatrudniaj handlowca do kopiowania danych między mailem, cennikiem i PDF-em.
Jego wartość jest większa tam, gdzie potrzebna jest rozmowa, negocjacja i decyzja. Powtarzalne przygotowanie może wykonać system.
pracy miesięcznie
Przy 30 zapytaniach miesięcznie i 30 minutach pracy nad jednym zapytaniem.
pracy miesięcznie
Przy 30 zapytaniach miesięcznie i 120 minutach pracy nad jednym zapytaniem.
Wiedza firmy
Wiedza, która dziś siedzi w głowie handlowca, staje się procesem firmy.
Orchesta korzysta z zatwierdzonej bazy wiedzy. Jeżeli informacji brakuje, system nie zgaduje. Pyta klienta albo przekazuje sprawę człowiekowi.
Twoja logika ofertowania, używana w ten sam sposób przy każdym zapytaniu.
Wiedza potrzebna do przygotowania oferty nie musi być dostępna tylko wtedy, gdy dostępna jest konkretna osoba.
orchesta://baza-wiedzy
CennikiZatwierdzone
Zakres usługZatwierdzone
Zasady przygotowania ofertZatwierdzone
Wymagane daneZatwierdzone
Logika decyzjiZatwierdzone
Kontrola człowieka
System przygotowuje. Człowiek decyduje.
Automatyzujesz przygotowanie. Kontrola nad finalną ofertą zostaje po Twojej stronie.
✓
Finalna oferta nie jest wysyłana bez zgody człowieka.
✓
System nie wymyśla cen.
✓
System nie pobiera przypadkowych cen z internetu.
✓
System nie zmienia samodzielnie zasad ofertowania.
✓
System nie działa poza ustalonym zakresem.
Wdrożenie
Nie musisz zaufać systemowi pierwszego dnia.
Najpierw widzisz, jak system pracuje. Dopiero później dajesz mu większą samodzielność.
Zapisujemy zasady
Porządkujemy cenniki, procedury, zakres usług i sposób przygotowania ofert.
System pracuje pod kontrolą
Przez pierwsze 14 do 21 dni zespół sprawdza odpowiedzi i przygotowane materiały.
Zwiększamy zakres działania
Automatyzacja rośnie dopiero wtedy, gdy jakość pracy jest odpowiednia.
Efekt dla handlowca
Rano nie otwierasz skrzynki pełnej nowych zadań. Otwierasz sprawy, które są już przygotowane.
Klient mógł napisać kilka godzin wcześniej. Orchesta rozpoczęła rozmowę, zebrała potrzebne informacje i przygotowała materiał. Handlowiec wchodzi do procesu tam, gdzie potrzebna jest jego wiedza i decyzja.
Standard obsługi
Każde zapytanie dostaje szybką reakcję i ten sam standard obsługi.
Nie ma znaczenia, czy klient pisze w poniedziałek rano czy w niedzielę wieczorem.
Odpowiedź
Nowe zapytanie nie czeka do następnego dnia.
Dane
Brakujące informacje są zbierane w rozmowie z klientem.
Oferta
Dokument powstaje według zatwierdzonych zasad.
Handlowiec
Dostaje przygotowany materiał zamiast pustej kartki.
Dla kogo
Dla firm, w których zapytanie ofertowe uruchamia kilka kolejnych kroków.
Orchesta RFQ ma sens, jeżeli po wiadomości „proszę o wycenę” trzeba jeszcze zebrać dane, dobrać zakres, zastosować właściwą cenę i przygotować dokument.
To rozwiązanie dla firm, które regularnie obsługują zapytania ofertowe przez mail lub formularz i nie chcą, żeby każda sprawa zaczynała się od ręcznej pracy handlowca.
- 01Sprawdzić, czego potrzebuje klient.
- 02Zebrać dodatkowe informacje.
- 03Dobrać właściwy zakres.
- 04Zastosować odpowiednią cenę i zasady.
- 05Przygotować dokument do zatwierdzenia.
FAQ
Najczęstsze pytania przed wdrożeniem Orchesta RFQ
Krótko o cenach, wysyłce ofert, brakujących danych, pracy 24/7 i kontroli jakości.
Nie. System korzysta z zatwierdzonych danych i zasad Twojej firmy. Jeżeli nie ma informacji potrzebnej do przygotowania poprawnej oferty, nie zgaduje.
Nie. Finalna oferta pozostaje pod kontrolą człowieka.
Orchesta prowadzi rozmowę i zbiera dane potrzebne do przygotowania oferty.
Tak. Orchesta działa 24/7 i może rozpocząć obsługę nowego zapytania w mniej niż 5 minut.
Wdrożenie zaczyna się od trybu kontrolnego. Zespół sprawdza przygotowane materiały, zanim zwiększymy zakres automatyzacji.
O
Sprawdź, ile ręcznej pracy można usunąć z Twojego procesu ofertowania.
Umów bezpłatny audyt procesu ofertowaniaW 30 minut sprawdzimy, ile czasu pochłania dziś przygotowanie ofert, które etapy może przejąć Orchesta i czy wdrożenie ma u Ciebie ekonomiczny sens.